¿Alguna vez has estado en una videollamada que parecía más una tortura que una reunión productiva? Con el aumento del trabajo remoto, las videollamadas se han convertido en una herramienta indispensable para mantenernos conectados y colaborar con nuestros colegas y clientes, pero a veces pueden ser un obstáculo en lugar de un plus.
Sin embargo, una videollamada bien hecha puede ser un gran plus para cualquier empresa. Una videollamada bien organizada y dirigida puede aumentar la productividad, la colaboración y la satisfacción del cliente. A continuación, te presentamos algunos consejos para que tus videollamadas sean más efectivas:
ELEGIR UN BUEN LUGAR
Es importante realizar la videollamada en un lugar con buena iluminación, que permita a los interlocutores verse con claridad y nitidez
Algunas herramientas de videoconferencia permiten difuminar el fondo o sustituirlo por uno alternativo.
SER PUNTUAL
Intenta sumarte a la reunión al menos 5 minutos antes del horario pactado, para asegurarte de que puedes ingresar de forma correcta.
ELIMINANR RUIDOS E INTERRUPCIONES
Al estar trabajando desde casa, si no vivís solo, lo más conveniente es avisar de que se va a producir una videollamada para prevenir posibles interrupciones.
Además, se sugiere silenciar el celular o las notificaciones de las aplicaciones de tu computadora, ya que el sonido puede llegar a desviar la atención durante la reunión.
ASEGURAR INFRAESTRUCTURA TECNICA
Asegúrate de que todo funciona correctamente: la conexión a internet, la propia plataforma, la webcam y el micrófono, así como complementos tipo los documentos que se vayan a compartir u otras aplicaciones que se vayan a necesitar durante el encuentro.
Realizar pruebas técnicas y comprobaciones, especialmente si se trata de una reunión importante.
TENER ESCUCHA ACTIVA
Una buena opción para mantener la atención y no perder el hilo es tomar notas con las conclusiones a las que se vaya llegando durante la videoconferencia.
Eludir el multitasking, no solo para que el encuentro
SER AGIL
Tiene que estar clara la fecha y el horario de la reunión, especialmente para aquellos encuentros críticos, teniendo en cuenta las diferencias horarias para aquellas videoconferencias internacionales.
Es fundamental establecer un objetivo concreto para la reunión y los distintos puntos que se van a tratar, para no caer en redundancias, discusiones o desvíos. También es importante respetar el turno de palabra y la opinión del otro.
Acotar los tiempos, hacer reuniones en lo posible de no más de 30´.
Ser concretos en los mensajes, evitar repetir lo dicho por otro, no ser redundante.
REALIZAR MINUTA DE REUNION
El organizador de la reunión debe enviar una minuta donde se deje en claro lo conversado, acordado y queden bien especificados los pasos a seguir asignando a los responsables para cada uno de ellos.
Si todos los participantes de la reunión están de acuerdo y se trata de una reunión importante, se puede grabar para poder escucharla nuevamente de ser necesario.
