Você já participou de uma videochamada que parecia mais uma tortura do que uma reunião produtiva? Com o aumento do trabalho remoto, as videochamadas se tornaram uma ferramenta indispensável para se manter conectado e colaborar com colegas e clientes, mas às vezes podem ser um obstáculo em vez de uma vantagem.
Porém, uma videochamada bem feita pode ser um grande diferencial para qualquer empresa. Uma videochamada bem organizada e direcionada pode aumentar a produtividade, a colaboração e a satisfação do cliente. Aqui estão algumas dicas para tornar suas videochamadas mais eficazes:
ESCOLHA UM BOM LUGAR
É importante fazer a videochamada em local com boa iluminação, que permita que os interlocutores se vejam com nitidez e nitidez
Algumas ferramentas de videoconferência permitem desfocar o fundo ou substituí-lo por um alternativo.
SER PONTUAL
Tente ingressar na reunião pelo menos 5 minutos antes do horário combinado, para garantir que você possa entrar corretamente.
ELIMINE RUÍDOS E INTERRUPÇÕES
Quando você estiver trabalhando em casa, caso não more sozinho, o melhor é avisar que vai acontecer uma videochamada para evitar possíveis interrupções.
Além disso, sugere-se silenciar o celular ou as notificações dos aplicativos do seu computador, pois o som pode desviar a atenção durante a reunião.
PROTEÇÃO DA INFRAESTRUTURA TÉCNICA
Certifique-se de que tudo funciona corretamente: a conexão com a Internet, a própria plataforma, a webcam e o microfone, além de acessórios como os documentos que serão compartilhados ou outros aplicativos que serão necessários durante a reunião.
Realize testes e verificações técnicas, principalmente se for uma reunião importante.
TENHA ESCUTA ATIVA
Uma boa opção para manter a atenção e não perder o fio da meada é fazer anotações com as conclusões tiradas durante a videoconferência.
Evite multitarefas, não apenas para que a reunião
SEJA ÁGIL
A data e a hora da reunião devem ser claras, especialmente para aquelas reuniões críticas, levando em consideração as diferenças de horário para aquelas videoconferências internacionais.
É essencial estabelecer um objetivo específico para a reunião e os diferentes pontos que vão ser discutidos, para não cair em redundâncias, discussões ou desvios. Também é importante respeitar o tempo de fala e a opinião do outro.
Limite os tempos, realize reuniões sempre que possível de não mais de 30 minutos.
Seja específico em suas mensagens, evite repetir o que outra pessoa disse e não seja redundante.
FAÇA ATAS DA REUNIÃO
O organizador da reunião deve enviar uma ata onde fique claro o que foi discutido e acordado e claramente especificados os passos a seguir, designando os responsáveis por cada um deles.
Se todos na reunião concordarem e for uma reunião importante, ela pode ser gravada para que você possa ouvi-la novamente, se necessário.
