Me ha hecho ilusi\u00f3n (por la coincidencia temporal al escribir sobre el e-mail) leer un art\u00edculo de @Jer\u00f3nimoSanchez con sus reflexiones sobre el correo electr\u00f3nico, muy alineadas con las aqu\u00ed comentadas. Pero mientras Jer\u00f3nimo se centra en esta ocasi\u00f3n (merece la pena ver sus enlaces internos) en el procesamiento de la bandeja de entrada y el “procesar a cero”; en el art\u00edculo de este blog coment\u00e1bamos malas pr\u00e1cticas que tenemos a la hora de trabajar con el correo electr\u00f3nico. Vamos a acabar hoy con las 4,5 malas pr\u00e1cticas que nos quedaron pendientes.<\/p>\n
Como ya dec\u00edamos, nos encanta copiar a todo el mundo y enviar copia de nuestros mails a todas las personas que por a o por b (o porque pasaban por all\u00ed) estaban relacionadas con el asunto (y eso que no hablamos de las cadenas de e-mails con videos est\u00fapidos o powerpoints de fotos y m\u00fasica). Pero adem\u00e1s, nos encanta que todos puedan ver a quien enviamos los e-mails. En parte porque cuando ponemos en la ristra de nombres el de un jefazo, pensamos que las cosas van a ir mucho m\u00e1s r\u00e1pido. Pero podemos informar a mucha gente sin necesidad de que todo el mundo tenga que ver quienes est\u00e1n involucrados usando el campo “Copia Oculta”. Es m\u00e1s, muchas veces, este uso debe ser obligatorio. Cuando queremos enviar una comunicaci\u00f3n a muchas personas que no tienen un relaci\u00f3n directa; cuando por ejemplo en mi caso enviamos un formulario para que puedan rellenar varios compa\u00f1eros… en ese caso, debemos utilizar la copia oculta. Y sin embargo, sabemos como funciona este comando, porque cuando queremos dejar constancia de que nosotros hemos hecho nuestra parte, pero podemos adem\u00e1s dejar en un brete a alguien que nos est\u00e1 incordiando… entonces si que nos acordamos de esta funci\u00f3n.<\/p>\n
Esto es muchas veces consecuencia del error anterior. Una vez que todo el mundo ha recibido el primer correo, la tentaci\u00f3n de “Responder a todos” es muy grande. Si me piden una informaci\u00f3n, aunque yo considere que la mitad de la gente no tiene por qu\u00e9 recibirla no dejo de envi\u00e1rsela. No ser\u00e9 yo quien los vaya a eliminar de la cadena. Lo tenemos tan interiorizado que cuando incluso recibimos una comunicaci\u00f3n institucional, una comunicaci\u00f3n de la empresa a los empleados, o del Jefazo de la Divisi\u00f3n, somos capaces de responder a todos para comentar el contenido del mismo, lo cual, no es necesario. Por este motivo es relevante aplicar un poco de criterio antes de responder a todos. Si como hemos dicho anteriormente, en el campo “Para” van las personas directamente afectadas, las que deben hacer algo con el mail; y en el campo “Copia” las que deben estar informadas; debemos aplicar el sentido com\u00fan para decidir si debemos responder a todos o s\u00f3lo a parte de ellos. \u00bfPuedes imaginar cuantos correos podr\u00edan dejar de amontonarse en tu bandeja de entrada si todo el mundo aplicara el sentido com\u00fan?<\/p>\n
Debe estar en la naturaleza del ser humano. Tendemos a dar feedback negativo f\u00e1cilmente y el positivo no lo damos casi nunca. Ser\u00e1 que somos unos “criticones”… que lo somos. Pero no s\u00f3lo eso sino que adem\u00e1s, copiamos a los jefes cuando damos una reprimenda al personal… Veamos ahora el comportamiento de…<\/p>\n
Es cierto que rara vez hemos recibido un correo as\u00ed, aunque si hemos tenido la suerte de recibirlo, seguro que lo ten\u00e9is guardado y tan bien guardado que no tard\u00e1is ni medio minuto en encontrarlo entre diez mil mails. \u00bfPero lo hemos escrito alguna vez? \u00bfSabemos enviar buenas noticias? \u00bfY por qu\u00e9 en este caso no somos capaces de llenar el campo “Con copia”?<\/p>\n
Un mensaje de email es un documento donde posiblemente no todo tiene la misma importancia. M\u00e1s a\u00fan cuando escribimos un mail eterno… que lo hacemos. \u00bfPor qu\u00e9 no hacemos m\u00e1s sencilla la lectura para los destinatarios? La mayor\u00eda de los programas de correo electr\u00f3nico ya permiten leer html, que menos que un par de frases en negrita para destacar aquello que sea m\u00e1s relevante, o las fechas de entrega… No hay nada que d\u00e9 m\u00e1s pereza que tener que leer un mail de m\u00e1s de una pantalla de largo (o de 7 l\u00edneas) y que no sepamos donde est\u00e1 lo importante.<\/p>\n
Y como es un texto y no una presentaci\u00f3n, usar bullet points est\u00e1 permitido e incluso aconsejado!!! \u00bfAcaso no te das cuenta cuando recibes un e-mail extenso que se te van los ojos por todo el texto para encontrar el meollo de la cuesti\u00f3n?<\/p>\n
8.5 Revisarlo a primera hora cada ma\u00f1ana.<\/p>\n
Antes de escribir el art\u00edculo de la productividad por las ma\u00f1anas, hubiera dicho que sin duda era un error abrir el e-mail a primera hora. Pero ya no lo considero tan err\u00f3neo. Depender\u00e1 de la naturaleza de tu trabajo. Como tambi\u00e9n depender\u00e1 el que lo revises un par de veces al d\u00eda o lo tengas cont\u00ednuamente abierto. Sin duda, si tu trabajo es responder e-mails (que existen y gracias Sergio por el comentario al art\u00edculo anterior), es cierto que lo abrir\u00e1s a primera hora y lo chequear\u00e1s varias veces al d\u00eda. Pero si el e-mail es una herramienta m\u00e1s en tu trabajo y el objetivo de tu labor no es responder comunicaciones sino cualquier otro, entonces no es positivo para tu productividad estar tan pendiente del e-mail. Es m\u00e1s… \u00bfte has dado cuenta de que cuando no quieres hacer lo que te toca en ese momento te vas al outlook y le das ca\u00f1a al bot\u00f3n de enviar y recibir para ver si te entra una “tarea nueva”?<\/p>\n
Resumiendo y acabando que es gerundio.<\/p>\n
Seguro que no est\u00e1n todos los que son. Por ejemplo Erika hablaba de poner la firma en los correos (en las comunicaciones con clientes me parece obligatorio); Jer\u00f3nimo se va a la vertiente de procesar la bandeja de entrada… Seguro que para alguno de vosotros, alguno de los que est\u00e1 no es error. Pero estos son los que en mi d\u00eda a d\u00eda me voy dando cuenta de que influyen en mi productividad diaria y adem\u00e1s hacen que mis e-mails puedan caer en el caj\u00f3n del olvido, cuando 100 mensajes entran cada d\u00eda en la bandeja de entrada de mis compa\u00f1eros. Y vosotros, \u00bfc\u00f3mo viv\u00eds y sufr\u00eds el correo electr\u00f3nico?<\/p>\n
Este art\u00edculo fue publicado por primera vez en \u201cTrabajando que es gerundio\u201d el 20 de enero de 2016 y ha sido reeditado para n5now el 6 de marzo de 2021.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Parte 2!!!
\nEl t\u00edtulo habla por s\u00ed solo.
\nCualquier persona que utilice email tiene que leer esta nueva entrada de Alberto! <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3304,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[236],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3158"}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3158"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3158\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4302,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3158\/revisions\/4302"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3304"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3158"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3158"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3158"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}