Maldito e-mail: 8,5 malas pr\u00e1cticas con el correo electr\u00f3nico (1\/2)<\/p>\n
S\u00e9 que lo he escrito en alg\u00fan borrador de este blog, pero no s\u00e9 si nunca lo he llegado a publicar. Yo comenc\u00e9 a trabajar en el Banco hace 14 a\u00f1os. Y recuerdo que en aqu\u00e9l entonces ten\u00edamos un programa de e-mail que se llamaba Eudora y \u00e9ramos unos “suertudos” porque no todo el mundo ten\u00eda una direcci\u00f3n propia de correo electr\u00f3nico y el Director General a\u00fan hac\u00eda pasar a la secretaria al despacho para dictarle cartas y las comunicaciones oficiales llegaban todav\u00eda a la estafeta de correos.<\/p>\n
S\u00f3lo tres lustros despu\u00e9s hemos desarrollado una gran cantidad de malas pr\u00e1cticas con esta magn\u00edfica herramienta y ya hay quien busca sustitutos en aplicaciones como Slack o Sharepoint se\u00f1alando que el e-mail es una herramienta del pasado… Pero como todav\u00eda no est\u00e1 muerto, y a\u00fan le queda mucha vida por delante… met\u00e1monos un poco con nuestros malos h\u00e1bitos con el correo electr\u00f3nico. Que levante la mano quien no peque de alguna de las siguientes malas pr\u00e1cticas:<\/p>\n
Una de las malas pr\u00e1cticas que se van repitiendo en todas las herramientas y aplicaciones que creamos es destinarlas para usos equivocados. Las herramientas de chat est\u00e1n para eso, chatear, es decir tener una conversaci\u00f3n casi en vivo y no s\u00f3lo en formato “vis a vis” sino tambi\u00e9n en grupo. Una vez que tu empresa ha decidido dotar de un chat a todos los empleados, abrir el correo electr\u00f3nico, copiar a diez del Departamento y usar el asunto “Caf\u00e9 en 10 minutos” para que se cree una cadena interminable de emails con “no puedo”, “mejor en quince minutos”, “donde quedamos”, “en ese mejor no”, “ahora bajo”… Es un pecado productivo que deber\u00eda estar castigado por los dioses de la productividad. El d\u00eda que escribas un correo de este estilo y luego te escaldes la lengua con el caf\u00e9, considera que el “karma productivo” est\u00e1 devolvi\u00e9ndote lo que le das. Imagina que por un casual tu ese d\u00eda estas de viaje, sin acceso al e-mail y a tu vuelta te encuentras con 15 o 20 correos con el asunto “caf\u00e9 en 10 minutos”… o m\u00e1s porque a la vuelta del caf\u00e9 segu\u00eds comentando las mejores jugadas… Imagina la cara que pondr\u00edas… \u00bfY lo siguiente? Borrarlos todos sin abrirlos y a otra cosa mariposa. Pues eso, al e-mail lo que es del e-mail y al chat lo que es del chat.<\/p>\n
Esto es, en parte, consecuencia de nuestra disposici\u00f3n a usar el e-mail como chat. Y es que consideramos que todo el mundo debe tener abierto el e-mail continuamente; permitir las notificaciones y chequear cada tres minutos la bandeja de entrada. S\u00f3lo as\u00ed se comprenden mensajes del tipo “Estoy en el Comit\u00e9 de Direcci\u00f3n. Necesito YA MISMO la informaci\u00f3n de …”. O comportamientos del tipo: Escribo un e-mail y te llamo a los tres minutos para ver por qu\u00e9 no me has respondido. “\u00a1\u00a1\u00a1Pero si te he escrito!!!”. Te dicen adem\u00e1s. (Este comportamiento tambi\u00e9n vale para el chat). Las peticiones urgentes urgent\u00edsimas precisan de saber que el receptor del mensaje ha recibido y entendido la petici\u00f3n enviada. Y existe una herramienta muy buena para eso. La llamada telef\u00f3nica. Aunque sea cierto que llamar desde un Comit\u00e9 no vaya a causar la mejor impresi\u00f3n. Para estos casos tambi\u00e9n es bueno solicitar a la persona que est\u00e9 fuera que durante el mismo no despegue sus ojos de la bandeja de entrada o del chat o del whatsapp. Y as\u00ed seguro que en ese momento no pasa nada. Hagamos un poco de repaso interior… \u00bfno hemos hecho nosotros nunca lo de enviar el mail y llamar a los tres minutos?<\/p>\n
Las personas que deben hacer algo con tu e-mail deben ir en el campo “Para”. Son los principales receptores de tu e-mail. Los que han de ponerse en marcha cuando lo reciban, los que deben hacer algo con tus instrucciones. Las personas en copia, deben tener la informaci\u00f3n, hacen un seguimiento del tema, tienen conocimiento, est\u00e1n involucradas… pero no se espera una acci\u00f3n suya de este e-mail. Este formato de env\u00edo de correos permite adem\u00e1s un primer filtro en los e-mails; una de las primeras lecciones que aprend\u00ed cuando empec\u00e9 a leer estos temas de productividad. En tu bandeja de entrada puedes tener dos capetas: “Para m\u00ed”, cuando aparezco en el campo “Para”; “Informativos”, cuando estoy en el campo “Copia”. Revisa un d\u00eda de estos tu bandeja de correo electr\u00f3nico y comprueba si el resto del mundo sigue esta pr\u00e1ctica y reflexiona sobre cuan \u00fatil ser\u00eda. Seguro que ahora pones m\u00e1s cuidado al rellenar estos campos.<\/p>\n
Es cierto que nuestros e-mails son los m\u00e1s importantes del mundo no s\u00f3lo por su contenido, sino tambi\u00e9n por su calidad literaria merecedora de un pullitzer o un n\u00f3bel. Es por este motivo por el que muchas veces copiamos a m\u00e1s gente de la que verdaderemente es necesario. Pero no vamos a negar que nosotros recibimos ciertos e-mails en los que no deb\u00edamos estar copiados y son esos e-mails los que se quedan sin leer en nuestra bandeja de entrada. Ni es necesario que hagamos una acci\u00f3n y podemos vivir sin saber su contenido y por lo tanto ni siquiera los abrimos. Pues este es el comportamiento que reciben nuestros e-mails cuando los enviamos a diestro y siniestro. No los leen. Y si alguien detecta que los e-mails que recibe de nuestra parte no son interesantes en el 90% de los casos, el que resulte vital para nosotros sufrir\u00e1 el mismo pasotismo, como en el cuento de “Pedro y el Lobo”.<\/p>\n
Concluyendo (por ahora) con un poco de cr\u00edtica interna.<\/p>\n
De momento lo dejamos aqu\u00ed. Esta misma semana vemos las otras cuatro y media. He de reconocer que yo he seguido estas malas pr\u00e1cticas a veces. Y que me di cuenta de ellas cuando empezaron a molestarme en los dem\u00e1s. Por algo dice el refranero eso de que “Vemos la paja en el ojo ajeno, pero no la viga en el propio”. Pero he de decir que desde que tenemos Lync (bureno Teams ahora mismo), ya no chateo por e-mail; que no pido las cosas por correo “para ya”; y que me pienso muy bien los destinatarios del mismo, lo que ayuda a no llenar el campo para ni a excederme en las copias. \u00bfY vosotros? \u00bfPadec\u00e9is algunos de estos temas? \u00bfC\u00f3mo usuarios? \u00bfO sois originarios de un poco de caos electr\u00f3nico a vuestro alrededor?<\/p>\n
Este art\u00edculo fue publicado por primera vez en \u201cTrabajando que es gerundio\u201d el 17 de enero de 2016 y ha sido reeditado para n5now el 6 de marzo de 2021.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
El t\u00edtulo habla por s\u00ed solo.
\nCualquier persona que utilice email tiene que leer esta nueva entrada de Alberto! <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3299,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[236],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3146"}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3146"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3146\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4299,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3146\/revisions\/4299"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3299"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3146"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3146"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.n5now.com\/pt-br\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3146"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}